Thư điện tử đã và đang trở thành một trong những phần không thể không có trong công việc và giao tiếp của mỗi người khi bước chân vào môi trường công sở. Cách thức bạn tiếp xúc qua thư điện tử sẽ bộc lộ cho đối tác thấy được mức độ bài bản và chuyên nghiệp của bạn.

Dưới đây là một vài sai lạc phổ biến khi viết thư điện tử mà chúng ta cần tránh.



Tỏ thái độ thiếu sự nghiêm túc

Một thư điện tử bài bản và chuyên nghiệp nên được thể hiện với ngôn ngữ và văn phong thanh lịch, phù hợp. Đó chưa hẳn là nơi giành cho ngữ điệu nói, từ lóng hay những biểu tượng cảm xúc. Trong những công việc mang tính chất tương tác yên cầu tính bài bản, tốt hơn là hãy để sự hài hước thoát ra khỏi thư điện tử trừ khi chúng ta biết rõ người được nhận. Điều đó cũng biểu lộ thái độ sự tôn trọng của chính bạn với những người nhận.

>>> Chúng ta cũng có thể tìm kiếm nhiều tin tức công việc và thoải mái gửi thư điện tử xin việc tại https://timvieclamnhanh.vn/ để sở hữu một kết quả hiệu quả nhất. Truy cập website và tìm kiếm thêm những tin tức việc làm hấp dẫn tại đây.






Có chính tả

Lỗi chính tả là một trong điều bạn nên tuân thủ để viết một thư điện tử chuyên nghiệp và bài bản. Chính bởi, qua đó người được nhận rất có khả năng đánh giá và nhận định không đảm bảo về bạn và điều đó có khả năng gây mất thiện cảm với đối tác và cũng ảnh hưởng đến ngành nghề bây giờ và công danh sự nghiệp về lâu bền hơn. Vì vậy, hãy dành thời giờ xem lại một trong những lần email trước lúc gửi để minh chứng và khẳng định các điều bạn viết không có sai sót.



Những bất đồng, bất đồng quan điểm

Nếu bạn đang gặp những sự không tương đồng với đồng nghiệp hoặc nhìn thấy tiềm năng của điều đó, bạn không nên đàm đạo điều đó qua thư điện tử. Mọi khúc mắc, rắc rối nên được xử lý bằng cuộc trò chuyện thẳng thắn. Nó sẽ đơn giản dễ dàng hơn việc xả thân bàn phím với việc khó tính với người khác vào mức bốc đồng. Điều ấy chỉ làm cho vấn đề càng có thể trở nên xấu đi mà thôi. Bạn cũng nên tránh các từ ngữ “mang sự khiêu khích” khiến bản thân mình phải hối hận trong tương lai.



Làm đơn từ chức qua e-mail

Chắc chắn trước lúc xin nhảy việc bạn phải nhận được thông báo đến cấp trên và đồng nghiệp. Nhưng việc chỉ gửi một số trong những dòng ngắn gọn qua email sẽ không thể hiện sự chuyên nghiệp và bài bản của bạn. Hãy kiến nghị một cuộc trò chuyện trực tiếp với quản lý của bạn để đàm luận về điều đó. Như vậy, bạn sẽ để lại ấn tượng tốt cho tất cả mọi người ở lại.



Gửi cùng 1 e-mail cho những đối tượng người sử dụng khác biệt

Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần phải định vị từng đối tượng người sử dụng để phương phápđẳng cấp và sang trọng viết và dùng từ ngữ cho phải chăng. Nếu như người được nhận chính là khách hàng, đối tác khách hàng mới, văn phong nên thể hiện sự trang trọng, lưu ý đến cách thức trình diễn và lối hành văn làm sao để cho phù hợp. Còn với người đồng nghiệp thì bạn có thể sử dụng các từ ngữ thân mật và gần gũi hơn nhưng vẫn đảm bảo thanh lịch. Bởi thế, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng người tiêu dùng để sở hữu cách thức trình bày linh hoạt cho thích hợp.



Gửi rất nhiều tệp đính kèm

Trong mỗi tình huống, các bạn nên giữ thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn trong file đính kèm không tồn tại vô số hình ảnh, đồ họa. Người nhận sẽ không thể có thời gian để xem rất đầy đủ những file này. Bạn nên nêu nội dung chính kèm theo 2-3 tấm hình, file minh hoạ khi cần. Như vậy sẽ giúp e-mail của bạn dễ dàng và đơn giản dành được phương châm đã đề ra hơn.



Truyền thông điệp, có nội dung không rõ ràng

Một yêu cầu cần tránh khi viết thư điện tử chuyên nghiệp và bài bản đấy là nội dung không rõ rệt. E-mail bản chất là sự kết nối, gọi điện liên lạc, thế nên nếu bản thân bạn không làm rõ nội dung mà mình đang có nhu cầu muốn truyền tải thì vô tình đã làm mất đi tác dụng của email. Nếu chính bạn cảm thấy thông điệp của bạn không rõ nét, thì hãy sửa chữa thay thế nó trước khi gửi. Không những thế, khi bắt đầu soạn một email, nên tâm lý kỹ về điều bạn muốn trình diễn, nhu yếu và thông tin bạn rất thích truyền đạt. Như vậy, bạn mới không xẩy ra sa lầy vào các điều không hữu ích khi viết email.



Bạn thấy đấy, để có thể viết được một thư điện tử chuyên nghiệp, làm trông rất nổi bật bản thân không còn khó. Miễn là bạn lưu ý hơn trong cách thức trình bày, văn phong và né tránh một số sai lầm như trên. Có như vậy, bạn mới kiến tạo được một bức ảnh thanh lịch, chuyên nghiệp trong góc nhìn mỗi người quanh vùng. Chúc bạn thành công trong sự nghiệp của chính bản thân mình.